Remplir le document de reprise des énergies : quoi, quand et comment

Qu’est-ce que le document de reprise des énergies ?

Le document de reprise des énergies, en Flandre l’energieovernamedocument, est un formulaire commun aux trois régulateurs belges de l’énergie : la CWaPE, Brugel et le Vlaamse Nutsregulator (VREG). Il existe en français et en néerlandais, et c’est le même document partout en Belgique. Vous y fixez, par compteur, le code EAN, le numéro de compteur et l’index au jour de la reprise, ainsi que les coordonnées du client sortant et du repreneur.

Le document n’est expressément pas un contrat avec un fournisseur d’énergie. Le repreneur doit encore choisir un fournisseur ou reprendre le contrat existant. Le formulaire sert uniquement à tracer la limite : tout ce qui précède l’index est pour le sortant, tout ce qui suit pour le repreneur.

Quand le remplir ?

Chaque fois que le point de raccordement d’électricité ou de gaz change d’utilisateur :

• lors d’un déménagement : le locataire qui part et le nouveau locataire, ou le locataire et le propriétaire si le logement reste vide un temps ;
• lors de la vente d’un logement, entre vendeur et acheteur ;
• lors d’une séparation, quand l’un des deux partenaires reste dans le logement ;
• lors d’un décès, quand quelqu’un d’autre reprend le logement.

Le moment logique est le jour de l’état des lieux de sortie ou d’entrée : vous êtes de toute façon ensemble devant les compteurs, et les index de l’état des lieux sont les mêmes que ceux du document de reprise. Faites-le tout de suite, car un index relevé une semaine plus tard correspond déjà à une autre consommation.

Quelles données faut-il ?

• La date de la reprise.
• L’adresse concernée par le changement.
• Électricité : le code EAN (18 chiffres, commence par 54, figure sur la facture d’énergie), le numéro de compteur, le type de compteur et le ou les index. Un compteur simple a un index, un compteur bihoraire un index jour et un index nuit, un compteur exclusif nuit son propre index. Qui a des panneaux solaires note aussi les index d’injection.
• Gaz naturel : code EAN, numéro de compteur et index en mètres cubes.
• Compteur à budget : si l’électricité ou le gaz se paie par prépaiement.
• Les deux parties : nom ou raison sociale avec numéro d’entreprise, téléphone, e-mail, adresse pour l’envoi des factures et fournisseur actuel.
• Pour le repreneur : s’il utilise l’énergie comme locataire, comme propriétaire occupant, ou comme propriétaire d’un logement vide en attente de location ou de vente.

L’eau ne figure pas sur ce formulaire. La société de distribution d’eau a son propre formulaire de déménagement.

Deux variantes : classique ou avec installation de production

Il existe deux versions du document. La version classique suffit pour tout logement sans production propre. Qui a des panneaux solaires ou une autre installation de production utilise la version pour énergies renouvelables : elle comporte des cases supplémentaires pour les index d’injection du compteur numérique (prélèvement et injection, jour et nuit). Avec la mauvaise version, la moitié des index manque et la discussion avec le fournisseur finit par arriver quand même.

Avec un compteur numérique aussi, vous remplissez le document. Le relevé automatique du gestionnaire de réseau prime si les index devaient différer, mais le document reste la preuve de la date et de l’identité du repreneur.

Que faire une fois le document rempli ?

1. Remplissez le document en deux exemplaires, un par partie.
2. Faites signer les deux exemplaires par les deux parties. Un document avec une seule signature pèse peu en cas de litige.
3. Chaque partie garde un original et envoie au plus vite une copie à son fournisseur d’énergie. Le sortant pour que son décompte final s’arrête au bon index, le repreneur pour que son contrat commence au bon index.

Vous ne savez pas qui est le gestionnaire de réseau ? Les trois régulateurs ont chacun une page de recherche : ORES ou RESA en Wallonie selon la commune, Sibelga à Bruxelles, Fluvius en Flandre.

Les erreurs les plus fréquentes

• Confondre code EAN et numéro de compteur. Le code EAN identifie le point de raccordement et compte 18 chiffres ; le numéro de compteur figure sur le compteur lui-même et change lors d’un remplacement.
• Inverser jour et nuit. Sur un compteur bihoraire, le registre jour est 1.8.1 (aussi appelé HI ou A+) et le registre nuit 1.8.2 (LO ou A-). Une inversion fausse le décompte des deux parties.
• Oublier la virgule. Notez l’index tel qu’il apparaît sur le compteur, décimales comprises. Un index de 12345,6 kWh noté 123456, c’est une facture d’une année en plus.
• Pas de signature de l’autre partie. Sans seconde signature, le document est une déclaration unilatérale.
• Ne pas envoyer la copie. Le document dans un tiroir n’est pas une preuve pour le fournisseur. Envoyez-le, ou chargez-le dans l’espace client.

Le document de reprise des énergies à partir de votre état des lieux

Qui travaille avec ImmoHabits a déjà les index, les numéros de compteur et les codes EAN dans le dossier : ils sont lus sur les photos des compteurs lors de la visite et figurent dans l’onglet Relevés de compteurs. De là, vous créez le document de reprise des énergies officiel en un clic, prérempli avec ces index et avec les parties du dossier. Vous choisissez la langue (français ou néerlandais) et la variante (classique ou avec panneaux solaires), vous vérifiez tout en quatre étapes et vous téléchargez le PDF. Cela ne coûte aucun token.

Comme les index proviennent du même dossier que l’état des lieux, les deux documents portent garantis les mêmes chiffres. Plus d’explications dans la documentation.

Sources

• Document de reprise des énergies, CWaPE (Wallonie), version décembre 2025
• Document de reprise des énergies, Brugel (Bruxelles)
• Energieovernamedocument, Vlaamse Nutsregulator (VREG)