La loi impose des exigences au contenu de l’état des lieux et à la manière dont il est établi, pas à l’outil qui le rédige. Vous trouverez ci-dessous le cadre légal, la façon dont notre rapport y répond et la part qui vous revient toujours.
Le cadre légal
En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation s’applique ; en Flandre, l’article 9 du décret flamand sur le bail d’habitation, de droit impératif. Pour les baux qui n’en relèvent pas, ce sont les articles 1730 et 1731 de l’ancien Code civil. Les exigences de fond sont identiques.
Des formules comme « reçu en bon état » sont assimilées à l’absence d’état des lieux. Un document établi unilatéralement n’a lui non plus aucune valeur probante lorsque le caractère contradictoire fait défaut, même s’il émane d’un huissier de justice. À la sortie, chaque partie peut exiger un état des lieux détaillé et contradictoire, au plus tard lors de la remise des clés.
À défaut d’état des lieux valable, la présomption de l’article 1731 s’applique : le locataire est réputé avoir reçu le bien dans l’état où il se trouve à la fin du bail. La charge de la preuve s’inverse alors entièrement, au détriment du bailleur.
Il n’existe en Belgique aucun monopole professionnel sur l’établissement d’un état des lieux. Les parties peuvent le rédiger elles-mêmes. Un expert, un géomètre-expert, un architecte ou un agent immobilier est sollicité pour la neutralité et la qualité, non parce que la loi l’impose. La valeur juridique réside donc dans le contenu et dans la manière dont le document est établi, pas dans un titre.
Notre rapport
Trop peu de détails, aucune description de l’état, un langage subjectif ou spéculatif, des constats qui ne renvoient à aucune preuve : voilà où les états des lieux échouent en pratique. C’est précisément sur ces points que le rapport est construit.
Le rapport procède systématiquement : par étage, par pièce et par élément distinct. Pour chaque élément, nous consignons le matériau, la finition, le type et l’état, y compris lorsque l’élément est en bon état. Ce sont justement les éléments sans remarque dont vous avez besoin à la sortie pour pouvoir comparer. Une pièce n’est jamais clôturée par une qualification globale.
La description s’en tient au perceptible : une rayure, un choc, une fissure, une tache d’humidité. Le rapport ne spécule pas sur la cause, l’usage ou la responsabilité, ne propose aucune réparation et n’emploie aucun langage commercial ou subjectif. Ce qui n’est pas visuellement établi avec certitude est décrit de façon neutre et signalé séparément en jaune, plutôt que noyé dans un « probablement ».
Chaque constat renvoie à une ou plusieurs photos numérotées, et chaque photo fournie est traitée dans le rapport. Une partie adverse, un conseil ou un juge de paix peut ramener chaque phrase à l’image sur laquelle elle repose. Les photos sont conservées et exportables en annexe au dossier.
À la sortie, l’état actuel est décrit de manière autonome, comme s’il n’existait pas d’état des lieux d’entrée. La comparaison figure dans des champs distincts : par élément inchangé, modifié ou nouveau, et pour les dégâts nouveau, déjà présent ou aggravé. Le rapport de sortie reste ainsi un état des lieux à part entière, et la comparaison devient une couche vérifiable plutôt qu’un brouillage des constats.
Les relevés de compteurs et les clés provoquent particulièrement souvent des discussions, et sont tout aussi souvent oubliés. Ils font donc l’objet d’un traitement distinct et rigoureux dans le rapport.
Index, numéro de compteur, code EAN, code OBIS et état du scellé sont repris séparément, et systématiquement signalés comme à relire et à vérifier par vos soins.
Nombre, type, étiquettes, badges et émetteurs sont consignés séparément, afin qu’à la sortie il soit noir sur blanc ce qui doit être restitué.
Le rapport final porte toutes les données qui rendent un état des lieux juridiquement exploitable, de sorte que vous puissiez le faire signer, l’annexer au bail et le faire enregistrer avec celui-ci.
Votre part
Nous préférons être explicites plutôt que rassurants, car ce sont précisément les points sur lesquels les états des lieux échouent devant les tribunaux. Une partie de la validité tient au processus, pas au document.
Aucun système, le nôtre pas davantage, ne peut produire le caractère contradictoire. Celui-ci naît de la présence des deux parties ou de leur convocation démontrable, de la possibilité de formuler leurs observations, et de la datation et de la signature du document. Nous fournissons le contenu détaillé et objectif ; vous organisez le contradictoire.
En précisant qui les a formulées : la jurisprudence y attache expressément de l’importance. Prévoyez-y une rubrique claire dans votre modèle final. Le rapport traite les constats de l’inspection, pas les positions des parties.
Pas de contrôle technique, pas d’investigation destructive, pas de vices cachés et pas d’attestations de conformité telles que PEB, électricité ou amiante. Une installation hors service ne figure au rapport que si vous la signalez vous-même.
Elles sont une aide à la négociation, pas une évaluation juridique des dégâts locatifs. La correction pour vétusté et usure normale, qui ne peut jamais être mise à charge du locataire, reste une appréciation humaine.
Un chiffre erroné a de lourdes conséquences. C’est pourquoi les relevés de compteurs sont toujours signalés comme à vérifier, et le rapport le demande explicitement.
Établissez l’état des lieux pendant que le logement est inoccupé ou durant le premier mois, annexez-le ensuite au bail et faites-le enregistrer avec celui-ci dans les deux mois. En cas de modifications importantes en cours de bail, chaque partie peut demander un état des lieux complémentaire ; une prise de vue supplémentaire est prise en charge.
ImmoHabits est un instrument de rédaction qui structure et met en mots vos constats. Il ne remplace pas votre appréciation professionnelle. Votre relecture avant signature fait partie intégrante de la méthode, juridiquement et, au regard du cadre européen sur l’IA, quant au contrôle humain du résultat final.
Un état des lieux réalisé avec l’IA est-il valable ?
Oui. La loi n’impose aucune exigence sur l’outil, mais bien sur le résultat : détaillé, contradictoire, daté et signé par les deux parties. Un rapport rédigé par l’IA puis vérifié et signé par les parties y répond tout autant qu’un document manuscrit ou qu’un rapport d’expert.
ImmoHabits rend-il mon état des lieux contradictoire ?
Non, et aucun système ne le peut. Le caractère contradictoire naît de la présence des deux parties ou de leur convocation démontrable, de la possibilité de formuler leurs observations, et de la datation et de la signature du document. Nous fournissons le contenu détaillé et objectif ; vous organisez le contradictoire.
Faut-il être expert ou agréé pour établir un état des lieux ?
Non. Il n’existe en Belgique aucun monopole professionnel : les parties peuvent le rédiger elles-mêmes. Un expert est sollicité pour la neutralité et la qualité, non parce que la loi l’impose. La valeur juridique réside dans le contenu et dans la manière dont le document est établi, pas dans un titre.
Que se passe-t-il en l’absence d’état des lieux valable ?
La présomption de l’article 1731 s’applique : le locataire est réputé avoir reçu le bien dans l’état où il se trouve à la fin du bail. La charge de la preuve s’inverse entièrement au détriment du bailleur. Un état des lieux trop vague, du type « reçu en bon état », y est assimilé.
Puis-je faire signer l’état des lieux par voie électronique ?
Oui. Le règlement eIDAS prévoit qu’une signature électronique ne peut être refusée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. Une signature électronique qualifiée, par exemple via eID ou itsme, a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Cela vaut-il aussi en Flandre et à Bruxelles ?
Oui. Chaque région a sa propre législation sur le bail, mais les exigences de fond sont identiques : détaillé, contradictoire, établi en temps utile, daté, signé et enregistré avec le contrat de bail.
Puis-je encore modifier le rapport avant de le faire signer ?
Oui, et c’est même l’intention. Vous relisez le rapport, l’ajustez si nécessaire et le complétez avec ce qui a été discuté sur place. Cette relecture avant signature fait partie intégrante de la méthode : vous restez le rédacteur du document.
Cette page fournit des informations générales sur le cadre légal et ne constitue pas un avis juridique. Pour un dossier concret, consultez votre propre conseil.